Datenschutz

Datenverarbeitung im Hinblick auf aktuell offene Stellen (Einwilligung zur Datenverarbeitung)

Die Pensum GmbH wird die im Online Bewerbungsformular und die in vom Bewerber eingereichten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) enthaltenen,  sowie die im Bewerbungsverfahren (bspw. im Bewerberinterview) offenbarten personenbezogenen Daten verarbeiten, um zu prüfen, ob der Bewerber für die Stelle, auf die die Bewerbung erfolgte, oder für eine andere aktuell offene Stelle in Frage kommt und der Abschluss eines Arbeitsvertrags angeboten werden oder eine Personalvermittlung erfolgen kann.

Ich willige hiermit vorsorglich, soweit die Datenverarbeitung nicht bereits durch andere Rechtsgrundlagen erlaubt ist, in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten durch die Pensum GmbH, für die Prüfung und Suche von Beschäftigungsmöglichkeiten und für die Unterbreitung von Arbeitsangeboten (einschließlich Personalvermittlung) ein. Zu dieser Verarbeitung gehört auch die Übermittlung an potenzielle Kunden der Pensum GmbH, bei denen ein Einsatz als Zeitarbeitnehmer (Arbeitnehmerüberlassung) oder bei denen eine Direkteinstellung (Arbeitsvermittlung) als möglich erscheint. Auch hierzu erteile ich meine Einwilligung. Diese Einwilligung bezieht sich ferner auf die Verarbeitung etwaig im Bewerbungsverfahren offenbarter „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ sowie auf Daten über meine Qualifikationen und Tätigkeiten aus allgemein zugänglichen Datenquellen (bspw. berufliche soziale Netzwerke wie XING oder LinkedIn), die die Pensum GmbH im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zulässigerweise erhoben hat.

Ich erteile diese Einwilligung zur Nutzung meiner personenbezogenen Daten im aktuellen Bewerbungsverfahren freiwillig. Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung ohne Angabe von Gründen verweigern kann und dass ich deswegen keine Nachteile zu befürchten habe, die Fortführung des Bewerbungsverfahrens dann allerdings nicht möglich ist.

Datenverarbeitung für zukünftig offene Stellen (Zusätzliche Einwilligung zur Nutzung meiner personenbezogenen Daten über das Ende des Bewerbungsverfahren hinaus)

Die Pensum GmbH beabsichtigt, die erhobenen Bewerberdaten in einer Bewerberdatenbank zu speichern, um dem Bewerber auch zukünftige offene Stellen anbieten zu können. Ohne zusätzliche Einwilligung des Bewerbers ist dies jedoch nicht zulässig.

Ich wünsche daher für den Fall, dass mir aktuell der Abschluss eines Arbeitsverhältnisses durch die Pensum GmbH nicht angeboten werden kann, die Aufbewahrung meiner Bewerbungsunterlagen und willige - soweit die Datenverarbeitung nicht durch andere Rechtsgrundlagen geregelt ist - in die weitere Verarbeitung und Speicherung der im Bewerbungsverfahren erhobenen personenbezogenen Daten über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus ein. Meine im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von der Pensum GmbH erhobenen personen- bezogenen Daten sollen auch weiterhin für die Prüfung und Suche von Beschäftigungsmöglichkeiten und der Unterbreitung von Arbeitsangeboten gespeichert und durch die Pensum GmbH weiterhin bis auf Weiteres zu diesen Zwecken verarbeitet und ggf. an potenzielle Kunden übermittelt werden. Für den Fall, dass ich für eine andere Stelle in Betracht kommen sollte, willige ich ein, dass die Pensum GmbH diese Daten nutzt, um mich ggf. später zu kontaktieren, um das Bewerbungsverfahren fortzusetzen. Diese Einwilligung bezieht sich auch auf die Verarbeitung etwaig im Bewerbungsverfahren offenbarter „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ sowie für Daten über meine Qualifikationen und Tätigkeiten aus allgemein zugänglichen Datenquellen (bspw. berufliche soziale Netzwerke wie XING oder LinkedIn), die die Pensum GmbH im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zulässigerweise erhoben hat.

Ich erteile diese Einwilligung zur Nutzung meiner personenbezogenen Daten über das Ende des Bewerbungsverfahrens hinaus freiwillig. Mir ist bekannt, dass ich diese weitergehende Einwilligung ohne Angabe von Gründen verweigern kann und dass ich deswegen keine Nachteile zu befürchten habe, mir weitere Jobangebote nach Abschluss des vorliegenden Bewerbungsverfahrens dann aber nicht unterbreitet werden können.

Weitere Rechte

Mir ist bekannt, dass ich meine vorstehende(n) Einwilligung(en) jederzeit widerrufen kann (Kontaktdaten siehe unten). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Mir ist ferner bekannt, dass ich jederzeit die Löschung meiner personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DS-GVO verlangen kann. Im Fall eines Löschungsverlangens werden die Daten gelöscht, soweit sich aus dem Bewerbungsverfahren keine Ansprüche mehr ergeben können. Ich kann die Rücksendung/Vernichtung meiner Bewerbungsunterlagen verlangen, wobei ein Anspruch auf Rücksendung unverlangt eingereichter Bewerbungsunterlagen nicht besteht.

Die ergänzenden Hinweise nach Art. 13 DS-GVO (Datenschutzerklärung) einschließlich der Hinweise auf die gesetzlichen Rechte befinden sich im Abschnitt weiter unten „Gesetzliche Rechte des Bewerbers“                                                    

Ergänzende Hinweise gemäß Art. 13 DS-GVO (Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren, Stand August 2024)

Die Pensum GmbH erhebt, speichert, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahren s und zur möglichen Einstellung des Bewerbers oder dessen Vermittlung an (potenzielle) Kunden erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung findet ausschließlich auf Bewerbungsverfahren Anwendung. In dieser Datenschutzerklärung wird im Hinblick auf eine mögliche Einstellung durch die Pensum GmbH als auch in Bezug auf eine Personalvermittlung einheitlich von „Bewerbungsverfahren“ gesprochen.

Kontaktdaten

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters:

Herr Andreas Saar, c/o Pensum GmbH, Ortenberger Straße 30, 77654 Offenburg,

Telefon: +49 781 639343-50, Fax: +49 781 639343-18, E-Mail: andreas.saar@pensum-gmbh.de

Herr Andreas Jakob, c/o Pensum GmbH, Ortenberger Straße 30, 77654 Offenburg,

Telefon: +49 160 8054923, Fax: +49 781 639343-18, E-Mail: andreas.jakob@pensum-gmbh.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Proliance GmbH, Leopoldstraße 21, 80802 München,

Telefon: +49 89 250039227, E-Mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

Zwecke und Umfang der Verarbeitung; Rechtsgrundlagen

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um zu prüfen, ob der Bewerber für die ausgeschriebene Stelle in Betracht kommt und dem Bewerber der Abschluss eines Arbeitsverhältnisses angeboten werden kann sowie ob der Bewerber im Wege der Personalvermittlung an (potenziellen) Kunden vermittelt werden kann.

Soweit die weitere Einwilligung erteilt ist, erfolgt die Verarbeitung auch zur Unterbreitung zukünftiger Jobangebote. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO und die vorsorglich vom Bewerber erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO, sofern die Verarbeitung nicht bereits gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO gerechtfertigt ist. Möglicherweise werden personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO (bspw. Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten) oder auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden die folgenden personenbezogenen Daten zu den aufgeführten Zwecken erfasst, gespeichert und verarbeitet:

 

Art der Daten

Zweck der Verarbeitung

Übermittlung an Dritte

Angaben zur Person

Kontaktdaten des Bewerbers:

Titel, Vor-, Nachname, Adresse, Telefonnummer(n), E- Mail-Adresse(n)

Kommunikation mit dem Bewerber Rechtsverteidigung/Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potenzielle) Kunden, Rechtsanwälte; Gerichte

Angaben zur Aufenthaltserlaubnis und/oder Arbeitserlaubnis

Prüfung der Möglichkeit einer Beschäftigung

nein

Tätigkeit / Vergütung

Gewünschte Tätigkeit Eintrittstermin Gewünschte Vergütung

Besondere Kenntnisse, Schwindelfreiheit

Kenntnis von Pensum

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Direktanstellung und Personalvermittlung)

Abgleich mit Stellendatenbank Verbesserung des Recruiting

ggf. Übermittlung an (potenzielle) Kunden

Angaben zur Schul- und Ausbildung

Daten zur Qualifikation des Bewerbers Schulbildung und -abschluss, Studium, Ausbildung, Fort- und Weiterbildungen

Sprachkenntnisse

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Direktanstellung und Personalvermittlung)

Abgleich mit Stellendatenbank Rechtsverteidigung/Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potenzielle) Kunden

Rechtsanwälte; Gerichte

Angaben zum beruflichen Werdegang

Aktueller oder letzter Arbeitgeber Arbeitslosigkeit

Vorherige Arbeitgeber

Frühere Beschäftigungen beim Unternehmen

Eingereichter Lebenslauf einschl. Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, Qualifikationsnachweise

Angaben zu Voreinsätzen (Arbeitnehmerüberlassung) durch vorhergehende Arbeitgeber

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Direktanstellung und Personalvermittlung)

Überprüfung der Qualifikation des Bewerbers Prüfung von Befristungsmöglichkeiten

Prüfung der Anrechnung von Vorüberlassungen für Überlassungsfristen

Rechtsverteidigung/Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potenzielle) Kunden

Rechtsanwälte; Gerichte

Bewerbungsfoto

Identifikation des Bewerbers

nein

Mobilität, Arbeitszeiten und Schichtmodelle

Führerschein und Motorisierung, Pendelzeiten

Gewünschte Arbeitszeiten, Schichtarbeit

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Direktanstellung und Personalvermittlung)

ggf. Übermittlung an (potenzielle) Kunden

Bewerbungsverfahren

Beurteilungen und Bewertungen im Bewerbungsverfahren

Prüfung passender Beschäftigungsmöglichkeiten (Direktanstellung und Personalvermittlung)

Abgleich zwischen Stellenanforderung und Fertigkeiten und Wünschen des Bewerbers

Rechtsverteidigung/Klageabwehr

ggf. Übermittlung an (potenzielle) Kunden

Rechtsanwälte; Gerichte

Daten zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens

Einwilligung, Einwilligung zur Verarbeitung über das Bewerbungsverfahren hinaus

Dokumentation der Einhaltung der datenschutz- rechtlichen Vorgaben

Kommunikation mit dem Bewerber Rechtsverteidigung/Klageabwehr

Rechtsanwälte; Gerichte

Übermittlung an Dritte oder in ein Drittland

Personenbezogene Daten werden ggf. in Form von Bewerberprofilen an (potenzielle) Kunden der Pensum GmbH weitergeleitet, soweit dies in vorstehender Tabelle vermerkt ist. Die Bewerberprofile sind grundsätzlich anonymisiert, bei konkreten Nachfragen (potenzieller) Kunden kann im Einzelfall allerdings eine Offenlegung der Identität des Bewerbers erfolgen, damit der (potenzielle) Kunde ggf. prüfen kann, ob ihm der Bewerber bereits bekannt ist oder ein Einsatz im Hinblick auf die Anrechnung von Vorbeschäftigungszeiten auf die Überlassungsdauer nach AÜG ausscheidet.

Zu Zwecken der Abwehr von Ansprüchen/Klageabwehr kann eine Übermittlung an Rechtsanwälte oder Gerichte erfolgen. Eine Übermittlung an ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer des aktuellen Bewerbungsverfahrens, höchstens jedoch 12 Monate, und – soweit der Bewerber hierzu die weitergehende Einwilligung erteilt – über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahren hinaus gespeichert und verarbeitet, solange der Bewerber seine Einwilligung nicht widerruft.

Löschung

Personenbezogene Daten werden maximal sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern der Bewerber nicht eingestellt wird oder der Bewerber nicht die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahrens hinaus erteilt hat. Im Fall einer erfolgreichen Personalvermittlung werden personenbezogene Daten für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

Gesetzliche Rechte des Bewerbers

Der Bewerber (hat das Recht,

  • gemäß 15 DS-GVO Auskunft über die von der Pensum GmbH verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen, insbesondere kann Auskunft verlangt werden über
    • die Verarbeitungszwecke,
    • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,
    • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
    • die geplante Speicherdauer, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
    • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der den Bewerber betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch die Pensum GmbH oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,
    • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
    • alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, sofern die personenbezogenen Daten nicht beim Bewerber  erhoben werden,
    • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für den
    • eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, wobei der Bewerber (in diesem Fall das weitergehende Recht hat, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DS.GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu
  • gemäß 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei der Pensum GmbH gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
    • nach Maßgabe des 17 DS-GVO die Löschung (Recht auf Vergessenwerden) der bei der Pensum GmbH gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft
    • Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr
    • Der Bewerber widerruft die Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
    • Der Bewerber legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder der Bewerber legt gemäß 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
    • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig
    • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem die Pensum GmbH unterliegt.
    • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO

und die Verarbeitung nicht erforderlich ist

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information,
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem die Pensum GmbH unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Pensum GmbH übertragen wurde,
  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i) DS-GVO sowie 9 Abs. 3 DS-GVO,
  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das in Art. 17 Abs. 1 DS-GVO genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Hat die Pensum GmbH die personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist sie gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft sie unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu in- formieren, dass der Bewerber von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.

  • gemäß 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit
    • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von dem Bewerber bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es der Pensum GmbH ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
    • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und der Bewerber die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt;
    • die Pensum GmbH die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, der Bewerber sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder
    • der Bewerber Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt hat, solange noch nicht fest- steht, ob die berechtigten Gründe Pensum GmbH gegenüber denen des Bewerbers überwiegen.
  • gemäß Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten, die der Pensum GmbH bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die Pensum GmbH zu verlangen, (Recht auf Datenübertragbarkeit), sofern
    • die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) beruht und
    • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren

Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Pensum GmbH übertragen wurde.

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO die einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber der Pensum GmbH zu widerrufen, was zur Folge hat, dass die Pensum GmbH die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf
    (Widerrufsrecht). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt.
  • gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Beschwerderecht). In der Regel kann der Bewerber sich hierfür an die Aufsichtsbehörde des üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes des Bewerbers oder des Firmensitzes der Pensum GmbH

Widerspruchsrecht

Sofern personenbezogene Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet werden, hat der Bewerber das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers ergeben.

Für die Nutzung des Widerrufs- oder Widerspruchsrechts genügt eine E-Mail an die oben angegebene E-Mail-Adresse des Verantwortlichen der Pensum GmbH oder eine (fern-)mündliche Erklärung gegenüber der Pensum GmbH.

Keine Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten durch den Bewerber ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Werden Daten nicht bereitgestellt, kann das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt werden.

Kein Profiling

Eine automatisierte Bewertung personenbezogener Daten zur Erleichterung der Einstellungsentscheidung durch Computerprogramme (Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling, Art. 22 DS-GVO) durch die Pensum GmbH findet nicht statt.

Alle genannten Personen- und Funktionsbezeichnungen werden stets geschlechtsunabhängig und lediglich aus Gründen der besseren Lesbarkeit in der grammatikalisch männlichen Form benutzt.